意大利贝纳通服装公司下属的档案馆成立于2009年，旨在保存公司的历史并对档案资料进行管理利用。档案馆占地约1300平方米，分为用于存储公司档案资料和为公众提供研究咨询服务的两个区域。

档案馆成立之初，工作人员对公司现有档案资料进行了一项系统调查后发现，许多不同的实体档案都被集中起来并处于公司各部门的监管下；不同的办公文件材料的存储分散；不同管理员对档案持有不同看法；档案和文件管理的标准和工具不同；档案和文件资料的数量多、形式多样、内容复杂；不可能把所有现存档案收集起来等一系列问题。

因此，我们不仅要严格归档标准，也要了解公司的需求，促进公司科研人员、主管和档案保管员之间的交流，同时也让更多的员工参与到档案管理之中。

档案的复杂性和多样性是我们必须解决的第一个问题。比如，此前一直由设计部门负责针织衣物的归档存储和管理。这些服装是由20世纪60年代以来生产的1.2万件针织品组成的，并根据办公室使用的产品类别进行记录，部分记录被录入一个专门数据库，该数据库只有公司的设计部门才能访问。大约有70件服装被认为是20世纪60年代最具标志性的服装，被公司创始人贝纳通选中，永久保存在档案馆并进行巡回展览。当它们被移交到档案馆后，根据档案管理标准，这些历史悠久的服装必须进行著录，实现数据库信息和存储位置信息之间的关联，档案馆未来的目标是实现不同数据库在同一个信息系统里的数据共享。

目前公司设计部保存的织物纹样共约4000件，它们在针织品生产历史上具有重要价值，人们认为把它们移交到档案馆更合适。设计人员经常需要使用这些织物纹样，但档案馆和设计部之间的物理距离比较远，因此就产生了访问困难。为了解决这一问题，档案馆提出保存设计档案原件，并制作纸质档案的电子版替代提供档案原件对外利用的方案。

设计部成立了内部图书馆，收集了大约2000本各种主题的专著和期刊，如色彩、平面设计、材料、时装、面料、参考资料等。这些出版物并没有按照图书馆的标准进行编目或分类，只是在列表中进行了简要描述。为此，一个分类和编目活动被设立，该活动利用档案软件输入书目数据，以便为内部工作人员提供一个档案和图书馆共同使用的咨询工具。图书馆未来的目标是拥有一个能够与档案软件协作的图书馆管理软件。

广告档案包括来自广告领域的肖像、编辑材料等。最初，这些文件材料部分被保存在贝纳通公司的历史档案中，部分被保存在办公室，部分被保存在贝纳通公司的传播研究中心。尽管它们是在不同的时间和不同的背景下形成的，但是仍然保持了相似的逻辑属性，现在通过将它们重新进行分组保存，大致可以分为广告活动、广告大事、展览、赞助、媒体策划、合同、摄影、行政资料、奖励等类别。

1998年以前，广告部门扔掉了所有载有广告的杂志。后来，在档案人员的提醒下，他们意识到这些文件材料的重要保存价值。如今，这些文件材料在图书馆被较好地保留下来并按照特定顺序排列。

新闻部门的主要职责之一是系统收集意大利和外国杂志上发表的文章、社论及与公司合作伙伴有关的其他类型的出版物。当项目启动时，新闻部门决定向档案馆移交纸质文件材料，确保它们得到更充分的保护，而新闻部门用自己的数据库保存电子版本。档案馆在接收了这批档案材料后，重新进行了整理，并做了简单摘要。我们计划建立一个系统，能够在这两种管理工具之间建立一种连接，以解决纸质和数字记录之间重复或不相符所造成的问题。

我们目前比较关注贝纳通服装公司的纤维织物，这些纤维织物并没有按照特定的顺序送到档案馆，工作人员还需要对纤维织物材料进行长期深入的分析、重新排序和修复。考虑到下一批纤维织物将会被移交过来，我们认为很有必要让他们的主管意识到必须按照已经建立的标准来移交纤维织物材料类别。

我们遇到的另一个问题是，无论是在公司层面还是在特定部门，对文档流程的管理都缺乏规范统一的标准。零售设计部门负责直营门店的设计和装修，以及平面设计项目、图像材料、装修手册等文档的制作。在文件材料未接收进入档案馆之前，文件材料已储存在各部门的办公室内，并且随着时间的累积，也没有形成固定的排列标准，因此即使是创建这些文件材料的工作人员也很难查阅这些文件。一旦文件材料被移交到档案馆，档案馆工作人员就要和部门工作人员密切合作，并建立一种共享的操作方法来整理文件材料。

鉴于公司的特点，同一种文件材料可以在公司各领域档案中找到。因此，当文件材料被移交到档案馆后，如何描述和整理来自不同部门的相同资料就成为一个问题